Des emails, vous en recevez des dizaines par jour. Et vous en écrivez aussi sûrement beaucoup, notamment dans le cadre professionnel. Pour ne rien oublier, vous avez peut-être l’habitude d’écrire des « to do lists ». Aujourd’hui, pour vous aider dans la préparation et la relecture de votre mail, je vous propose une check-list très courte, puisqu’elle ne fait que deux cases ! Ce sont les essentiels à ne pas rater pour être efficace dans votre communication par email.

 


Présenter le contexte de votre message

 

Rappeler le contexte dans lequel vous évoluez et écrivez ce message, une évidence ? Pourtant, c’est une faiblesse récurrente dans les messages professionnels.

Votre interlocuteur va tout d’abord chercher à comprendre pourquoi vous lui envoyez ce message, et bien sûr, ce dont vous parlez. Or, il n’est pas dans votre tête ! Il a même probablement un poste, des objectifs, des projets différents des vôtres.

Prenez alors le temps de bien expliciter votre propos :

  • de quel sujet / projet parlez-vous ?
  • quelles sont les personnes concernées ?
  • quelles ont été les dernières étapes ou informations connues à ce sujet ?
  • quelles précédentes actions vous ont amené·e à écrire cet email ?
  • quelles sont les principales informations à avoir en-tête pour donner suite à votre message ?

En fonction de ce que vous désirez passer comme message, ces informations seront plus ou moins pertinentes. À vous de vous mettre à la place de votre interlocuteur pour vous assurer que vous êtes tout à fait clair·e dans votre propos, et que vous fournissez toutes les informations nécessaires.

La présentation du contexte peut être très rapide – en une phrase – ou prendre un paragraphe entier, voire deux. Tout dépend du niveau de complexité du sujet que vous abordez et, bien souvent, du degré de connaissance que vous avez de votre interlocuteur.

Expliciter les prochaines actions et/ou les attendus de votre mail

 

Encore une fois, on oublie trop souvent de définir clairement ce qu’on attend de son interlocuteur lorsqu’il aura pris connaissance de l’email. Doit-il prendre une décision ? Organiser une réunion ? Communiquer des informations ? Vous répondre avec son avis ? Surtout, évitez au maximum les demandes implicites, qui passeront probablement à la trappe.

Même si elle ne manifeste pas de mauvaise volonté, la personne qui va vous lire aura peut-être l’esprit ailleurs, parcourra votre mail en diagonale ou tout simplement, ne saisira pas une nuance. Soyez explicite ! Mieux : récapitulez à la fin de votre email les actions à prendre à la suite de celui-ci. Ainsi, tout est clair pour tout le monde !

 


 

Bien sûr, avant d’envoyer votre message, vous aurez d’autres choses à vérifier. Mais ces deux éléments doivent se retrouver absolument dans tous vos messages, au risque de vous faire perdre du temps en allers-retours pour préciser votre propos. Cela vous est sûrement déjà arrivé ?

 

Crédit photo Glenn Carstens-Peters sur Unsplash

Dans les coulisses

Je vous écris, en moyenne une fois par semaine, pour vous donner de mes nouvelles et partager avec vous mes conseils et inspirations du moment, ainsi que des offres exclusives. On est entre nous : si vous voulez réagir ou me parler de vos problématiques : répondez simplement aux messages que vous recevez !

.

Si vous avez trouvé une faute d’orthographe, veuillez m’en informer en sélectionnant le texte en question et en appuyant sur Ctrl + Entrée .

5 1 vote
Vous avez aimé cet article
S’abonner
Notifier de
guest
0 Commentaires
Inline Feedbacks
View all comments
Top
0
Would love your thoughts, please comment.x
()
x

Rapport de faute d’orthographe

Le texte suivant sera envoyé à nos rédacteurs :