Avant de vous lancer bille en tête dans la rédaction de votre email/dossier/présentation/rapport, assurez-vous de savoir où vous allez !

Vous n’avez pas le temps ? Raison de plus pour faire cet exercice préliminaire qui pourra vous faire gagner beaucoup de temps par la suite. Si vous l’avez raté, vous pouvez également retrouver dans cet article des astuces pour rédiger des textes clairs et sans fautes quand vous êtes pressés.

 


La formule est donc simple : il s’agit d’investir (un peu) de temps pour en gagner (beaucoup) lorsque vous rédigerez et relirez votre document. Si les réponses à ces questions ne sont pas claires pour vous, ou pire, si vous ne les connaissez pas, vous risquez de vous perdre en écrivant, de reformuler trois fois chaque phrase et de vous rendre compte lors de votre relecture finale que vous avez oublié plusieurs points majeurs.

Alors, place à l’efficacité !

 

La base de la base

 

Quel est mon objectif ?

Si vous ne savez pas pourquoi vous rédigez un document, pas la peine de commencer à l’écrire. « Parce qu’on me l’a demandé » et « parce qu’on a toujours fait comme ça » ne comptent pas !

 

Quelles sont les actions que je veux déclencher en écrivant ce document ?

Demandez-vous ce à quoi ce document va servir, comment il va vous servir, servir vos objectifs. Est-ce que vous souhaitez faire passer un message, provoquer une décision, inciter à lancer des actions ? Cela doit être très clair pour vous, pour que cela soit très clair pour les destinataires.

 

Trouver le bon niveau d’information

 

Quelles sont les informations que je veux absolument transmettre ?

Cela peut être tentant de décrire absolument tous les éléments qui se rapprochent de près ou de loin à son sujet, histoire de parer à toute question. Mais cette stratégie est rarement gagnante. Vous risquez de perdre votre lecteur – au mieux, ou de le décourager complètement – au pire.

 

Quel est le niveau d’information de personnes qui vont lire mon document ?

Les informations à conserver sont celles qui servent l’objectif que vous avez défini. Par exemple, qui permettent une prise de décision. Gardez en tête que vos interlocuteurs ont leur propre niveau d’information sur le sujet qui vous intéresse. Sur certains aspects, ils en savent probablement plus que vous : il n’est donc pas nécessaire de s’y étendre. Sur d’autres, en revanche, vous devrez vous assurer que des éléments « évidents » pour vous sont effectivement partagés.

 

Quel est le niveau hiérarchique des personnes qui vont lire mon document ?

Cette question importante est trop souvent négligée. Du niveau hiérarchique de votre interlocuteur vont dépendre le nombre de sollicitations qu’il reçoit chaque jour, le niveau d’information dont il dispose ou a besoin, sa capacité à vous aider à atteindre votre objectif, le temps qu’il acceptera de consacrer à votre document…

 

Trouver le bon ton

 

Quelles sont les relations que j’entretiens avec les personnes qui vont lire mon document ?

Vous adressez-vous à votre collègue et meilleur ami ? À une personne inconnue d’un service lointain ? Au grand chef que vous n’avez encore jamais rencontré ? À l’équipe que vous côtoyez chaque jour ?

En fonction des réponses, vous définirez le niveau de « formalité » à intégrer à votre document.

 

Quelle est la valeur de l’information délivrée (informative, matière de travail, injonctive, prise de décision) pour mon lecteur ?

Autrement dit, quel est le niveau d’intérêt de votre lecteur pour ce que vous lui écrivez ? S’il a besoin de ce que vous lui écrivez, vous aurez son attention à coup sûr. Sinon, il va falloir la gagner dès les premières phrases.

 

Estimer le « risque »

On parle rarement de ces complémentaires et pourtant essentielles. Les écrits restent. Cela peut être bénéfique sur de nombreux aspects, mais c’est également la raison pour laquelle vous devez rester vigilant·e·s.

 

Quels peuvent être les « effets collatéraux » des informations que je transmets ?

Vous avez maintenant un objectif clair en tête. Vous savez ce que vous souhaitez obtenir en rédigeant ce document. Cependant, n’oubliez pas que chacun a des objectifs différents, et que les informations que vous transmettez peuvent être interprétées d’une manière que vous n’aurez pas forcément envisagée.

Par exemple, je me souviens avoir rédigé une présentation PowerPoint pour promouvoir l’utilisation d’un nouvel outil. J’étais fière de mettre en valeur les gains de productivité de 30 % que l’on pourrait atteindre avec. J’ai donc été particulièrement choquée lorsque mon manager, en relisant ceci, m’a fait remarqué : « Tu es en train de dire que l’on peut licencier 30 % des effectifs ». Ce n’était évidemment pas mon propos, ni mon intention, et même si la remarque était délibérément provocatrice, cela m’a aidé à prendre du recul sur ce que j’écrivais !

 

Quelle est la durée de vie de l’information que je transmets ?

Vous rédigez votre document à un moment donné, dans un contexte donné. Vous connaissez le niveau d’information de votre interlocuteur et pouvez donc vous permettre quelques ellipses ou approximations. Pourtant, certains documents vont être conservés longtemps, et serviront peut-être dans quelques mois ou années, à transmettre la connaissance d’un projet. Si c’est le cas, vous avez donc tout intérêt à contextualiser et expliciter vos propos.

 

Les informations que j’ai à transmettre sont-elles confidentielles ?

Cela peut paraître évident, mais on assiste trop souvent à des « ratés » entraînant des situations tout à fait gênantes… Dans un email destiné à une seule personne, on est généralement vigilant. Mais on oublie parfois que les informations destinées à une ou plusieurs personnes choisies sont souvent diffusées à d’autres, et qu’on en perd alors la maîtrise. Un email peut être transmis, un document sauvegardé dans un dossier accessible au plus grand nombre… Si votre document contient des informations confidentielles, veillez à le faire ressortir pour que les personnes qui en prendront connaissance l’aient également en tête.

 


En quoi vous poser toutes ces questions avant de commencer la rédaction de votre document peut-il vous faire gagner du temps ? En y réfléchissant dès le départ, vous allez facilement pouvoir définir le style de rédaction approprié, la longueur nécessaire au document et le niveau d’exhaustivité des informations attendues. Ainsi, vous choisirez peut-être d’écrire moins, ou différemment. Dans tous les cas, adopter cette approche vous fera gagner un temps non négligeable lors de votre relecture.

Crédit photo STIL via Unsplash

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